In het stadskantoor van de gemeente Utrecht worden de kantooromgevingen tussen 2024 en 2027 in tien fases heringericht. Dat was hard nodig, zegt De Groodt. ‘Er was een mismatch: veel werkplekken en weinig vergaderruimtes. Dat terwijl medewerkers steeds meer naar kantoor komen voor ontmoeting.’
In totaal worden er 22 verdiepingen opnieuw ingericht, verdeeld over de 2 torens van het Stadskantoor. De focus ligt op het vergroten van het aantal vergaderruimtes, want in de oude situaties waren hier te weinig van om samenwerking effectief te organiseren. Het aantal werkplekken wordt behouden – dit in verband met toekomstige groei – maar wel met meer variatie in werkpleksoorten dan voorheen.
Hergebruik waar het kan
De herinrichting is gestoeld op een helder uitgangspunt: zoveel mogelijk intact houden en hergebruiken. Een uitdaging, gezien veel van het meubilair intussen ouder dan tien jaar is; de gemeente Utrecht zit sinds 2014 in het gebouw.
Op basis van dit uitgangspunt is een ontwerp van de nieuwe inrichting gemaakt, gebaseerd op de visie Werken 3.0. Aanvullend hierop werd een ‘mini-aanbesteding’ georganiseerd voor twee meubelleveranciers.
Aanbestedingsproces
‘Onderdeel van die aanbesteding was een test’, vertelt De Groodt. ‘We ontwierpen twee verdiepingen en op basis daarvan konden de leveranciers een plan maken, bijvoorbeeld met oplossingen als refurbishing en hergebruik van bestaand meubilair.’
De gemeente Utrecht stelde kwaliteitseisen aan dat plan. Zo moest de leverancier bijvoorbeeld beschrijven hoe circulariteit werd ingezet en hoe dat werd gerapporteerd aan de gemeente. ‘Voor ons was het vooral belangrijk dat leveranciers een realistisch idee van hergebruik hadden’, zegt De Groodt. ‘Alles 100 procent hergebruiken is een utopie, dus kijk als FM’er goed of er geen gouden bergen worden beloofd.’
Als FM'er kun je jouw leverancier prikkelen op creativiteit in circulariteit”
Zo ervaart De Groodt dat meubelleveranciers gauw adviseren nieuwe meubels aan te schaffen. ‘Wees daarom kritisch in dit proces en denk zelf creatief mee. Is er naast nieuw aanbod misschien een optie voor hergebruik, bijvoorbeeld door van een vergadertafel een bureau te maken? Als FM’er kun je jouw leverancier hier van tevoren op prikkelen door voorbeelden te geven.’
Stoplichtmethode
Gispen won de aanbesteding. De leverancier voerde vervolgens een kwaliteitsscan uit op basis van een stoplichtmethode: groen meubilair is nog inzetbaar, geel moet worden aangepast en rood is niet te vervangen. ‘Al het meubilair dat we nogmaals inzetten, groen of geel, kreeg een soort APK door de leverancier. Denk aan aanschroeven, verstellen en eventueel onderdelen vervangen.’
Dit proces klinkt makkelijker dan het is. Zo was er één stoeltype dat De Groodt wilde hergebruiken, maar waarvoor geen vervangende onderdelen meer op de markt te vinden waren. ‘Dus zeiden we: we gebruiken ze tot ze écht niet meer kunnen en daarna moeten we ze toch vervangen.’
Maak hiervoor afspraken met de leverancier, tipt De Groodt. ‘Gispen geeft twaalf jaar garantie op al het meubilair dat hier wordt geplaatst.’ Dus als een meubelstuk tussentijds het einde van zijn levensduur bereikt, wordt het eerst door de leverancier geprobeerd te repareren en anders vervangen met een nieuw of circulair alternatief. Hierdoor kun je met een gerust hart ook ouder meubilair blijven gebruiken.
Frequent circulair shoppen
Door dit proces is tot nu toe 70 procent van het meubilair in het stadskantoor van de gemeente Utrecht hergebruikt. De overige 30 procent bestaat uit een mix van opnieuw gestoffeerd (refurbished) meubilair, tweedehands ingekocht meubilair en nieuw meubilair.
Iedereen vist uit dezelfde vijver, dus je grijpt vaak mis ”
Maar wanneer kies je dan voor nieuw als het uitgangspunt ‘hergebruik waar mogelijk’ is? De Groodt: ‘Voor de herinrichting hebben we verschillende werkpleksoorten gemaakt, zoals één-op-één kamers, aanlandplekken en brainstormruimtes. Voor die laatste soort wilden we meubilair dat we nog niet hadden. Denk aan hoge tafels en krukken.’
Voor dat soort meubilair wordt vervolgens éérst door de leverancier gekeken of er een circulair alternatief op de markt te vinden is. Zo niet, dan wordt het nieuw ingekocht. ‘Maar iedereen vist uit dezelfde vijver, dus je grijpt vaak mis’ zegt De Groodt. ‘Zeker als de leverancier maar op één moment zoekt, terwijl er regelmatig nieuwe circulaire producten worden aangeboden.’
Haar tip? ‘Kijk vaker op de markt, samen met de leverancier, zodat je slim kunt inkopen.’ Koop bijvoorbeeld op voorhand een set van vijftig stoelen als je weet dat je die later toch nodig hebt. Voor het stadskantoor van de gemeente Utrecht was dat inzichtelijk gemaakt: de verdiepingen worden gefaseerd heringericht, dus op basis van de vastgestelde ontwerpen is telkens te voorspellen hoeveel meubilair per verdieping nodig is.
Uitdagingen voor circulair inkopen
Let wel op de risico’s van voorspellend inkopen. ‘Omdat we nog een aantal deelprojecten te gaan hebben, kunnen we al het circulaire meubilair dat voorbij komt op de markt alvast inkopen en opslaan’, zegt De Groodt. ‘Maar houdt wel scherp wanneer je moet stoppen, zodat je niet teveel inkoopt. Wij hadden nog wel eens wisselingen van bijvoorbeeld het aantal aanlandplekken per verdieping. Dan moet je gaan puzzelen en schuiven.’
Ook bestaat bij hergebruik de kans dat je veel verschillende soorten meubels hebt. ‘Dan wordt het een ratjetoe’, zegt De Groodt. ‘Het komt voor dat we nét niet genoeg meubels van een type circulair kunnen verkrijgen. Dan maken we bewust de keuze om het laatste aantal van hetzelfde type nieuw te kopen. Dat brengt rust in een werkomgeving.’
Dit vraagt echt meer kennisbehoefte voor FM dan alles nieuw aanschaffen”
Verder vragen deze processen veel kennis van een FM-team. ‘Ik ben verantwoordelijk voor de planning en procesbewaking, een collega houdt zich bezig met de circulaire inrichting van het hele kantoor en hij werkt weer samen met de productbeheerder’, zegt De Groodt. ‘Dit vraagt wel echt meer kennisbehoefte voor FM dan als je gewoon alles nieuw aanschaft.’
Waarde versus prijs
Dit proces is dus intensiever, maar is het ook duurder? Nee, zegt De Groodt. ‘De leverancier heeft een vergelijking gemaakt: alles nieuw inkopen was echt duurder. Wel is het zo dat hergebruik of circulaire alternatieven soms duurder zijn dan nieuwe meubels, omdat het arbeidsintensief is om ze aan te passen.’
Soms is het circulaire alternatief honderden euro's duurder”
De Groodt kijkt dan altijd of de hogere kosten in verhouding staan met de visie van de gemeente. ‘Het budget is niet oneindig, dus ik overleg regelmatig met de budgethouder. Is iets een paar tientjes duurder? Dan doen we het circulair. Maar soms is het circulaire alternatief honderden euro’s duurder. Dan kopen we het toch nieuw in.’
Haar beste tip voor FM’ers die circulair willen inkopen? ‘Wees kritisch op de processen, jezelf én de leverancier. Voor welke kwaliteit wil je gaan: overal hetzelfde type meubilair, of juist verschillende zodat je de facilitaire inkoopmogelijkheid vergroot? Denk daar van tevoren over na, zodat je vooraan in het proces al keuzes kunt maken.’
