Bart-Jan Lijnkamp is sinds 2017 eindverantwoordelijk voor het facilitair bedrijf, corporate real estate en documentlogistiek bij Achmea.
Gevraagd naar de actuele bezetting op de kantoren is hij helder in zijn antwoord. In de eerste maanden van dit jaar is het aantal medewerkers dat naar kantoor komt gestabiliseerd. Ten opzichte van begin 2023 komen er 30 tot 40 procent méér collega’s naar kantoor. Echter, de bezetting (op piekdagen momenteel 60 tot 65 procent) is nog steeds niet op het niveau van vóór corona.
Twee dagen per week naar kantoor
Gemiddeld zijn Achmea-medewerkers twee dagen per week op kantoor aanwezig. Daarbij is er een grote diversiteit in bezettingsgraden en type werk per afdeling, vertelt Lijnkamp.
‘IT-developers zie je bijvoorbeeld minder vaak op kantoor, terwijl medewerkers van onze klantcontactcenters wel vaker aanwezig zijn. Bijvoorbeeld ook voor training, coaching en opleiding van nieuwe collega’s.’
Als medewerkers naar kantoor komen, gaat het – naast gewoon werken – ook om samenkomen en ontmoeten. ‘We zien een flinke toename in het aantal evenementen, maar ook aan teambijeenkomsten. Dat dat ontmoeten vaak gebeurt, merk je ook aan de omzetcijfers van de banqueting en brasserieën die we hebben.’
Medewerkers verwachten meer als ze op kantoor zijn
Medewerkers komen minder naar kantoor, maar als ze aanwezig zijn verwachten ze meer, constateert Lijnkamp.
‘De standaard die mensen thuis hebben, is beter geworden, dat zien we terug in de medewerkersonderzoeken. Daar hebben we als werkgever aan meegeholpen. Daarnaast zijn al enige tijd de kosten voor woon-werkverkeer gestegen. Ook dat is – en dat was een ontdekking voor mij – soms ook een drempel om naar kantoor te komen. We zijn dan ook aan het kijken wat we daaraan kunnen doen.’
Community managers
Het kantoor concurreert steeds meer met de verbeterde thuiswerkplek. Waarbij de functie van het kantoor er meer een is van werken, samenwerken en ontmoeten.
Om het ontmoeten meer te organiseren heeft het bedrijf community managers aangesteld. Zij trekken met de divisies op om op kantoor ontmoetingen te organiseren. ‘Denk aan inhoudelijke sessies waarin kennis en ervaringen binnen afdelingen wordt gedeeld. Maar het kan ook gaan om workshops of gezellige teambijeenkomsten.’
30% minder vastgoed nodig
Met de komst van hybride werken heeft Achmea haar vastgoed met 30 procent kunnen verminderen, vervolgt Lijnkamp. Het heeft geleid tot het continu bijstellen van de werkomgeving. Meer en meer naar een mix van bureaus, huiskamerzitjes, ontmoetingsruimtes, hybride vergaderruimtes en belcellen.
Data, technologie en AI
‘We zijn nog steeds bezig met het finetunen van die mix’, zegt hij. ‘Daarbij denk ik soms ook wel eens: je moet uitkijken dat dat finetunen niet een continu proces wordt. Alhoewel de intrede van data, technologie en AI ook maakt dat je bezoekersstromen en bezettingsgraden beter kunt analyseren en voorspellen. Dat is goud waard en daar kunnen dus ook weer wijzigingen voor het werkplekconcept uit voortkomen. Of denk aan de catering die door gebruik te maken van data de inkoop beter kan afstemmen op de dan aanwezige behoefte.’
We zijn nog steeds bezig met het finetunen van de werkplekmix”
Voorspellen van aantal benodigde werkplekken
Samen met HR en IT kijkt FM of in de toekomst meer data en technologie gebruikt kan worden om medewerkers te faciliteren.
Als voorbeeld noemt Lijnkamp een app waarmee een nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag op zijn smartphone kan zien waar hij faciliteiten kan vinden en waar hij moet zijn.
‘Je zou ook kunnen denken aan het voorspellen van het aantal benodigde werkplekken op basis van geanonimiseerde agenda-afspraken. Dit zijn nog toekomstbeelden, maar als FM en Real Estate denken we daar over na.’
Relatie met buitenwereld
Het kantoor als omgeving voor ontmoeten betreft niet alleen collega’s van Achmea zelf, het geldt ook voor externe partijen. Lijnkamp ziet in de praktijk die link met de ‘buitenwereld’ toenemen. Hij kan zich dan ook voorstellen dat, als (delen van) Achmea-kantoorpanden op bepaalde dagen, avonden, of in het weekend minder gebruikt worden, ze beschikbaar komen voor externe partijen.
‘Denk aan opleidingsinstituten waar we nu al mee samenwerken of culturele activiteiten, bijvoorbeeld het Hap Stap-festival in Tilburg, waarvoor onze ruimtes gebruikt worden.’
Diversiteit en inclusie
Hij vervolgt: ‘Ook willen we de werkomgeving meer een weerspiegeling laten zijn van onze maatschappelijke insteek. Neem de manier waarop we omgaan met diversiteit en inclusie. Gebeds- en stilteruimtes kunnen nog weleens stoffig zijn en zich ergens achteraf bevinden. Die willen we verbeteren en een meer prominente plek in het pand geven, zodat deze ook echt worden gezien.’
Een ander aandachtspunt is ervoor zorgen dat in de Achmea-kantoren veel meer dan nu terugkomt wat het bedrijf doet.
Lijnkamp: ‘Je kunt denken aan toepassing van de huisstijlen van onze merken in de kantoren. Maar wellicht zijn er ook fysieke mogelijkheden, zoals het ontwikkelen van ‘gezond werken’-pleinen of het inrichten van ruimtes om dynamisch en actief te kunnen vergaderen. Dat past goed bij ons, ook omdat zorgverzekeraar Zilveren Kruis onderdeel is van Achmea. Daarnaast investeren we in duurzaamheid en biodiversiteit. Ook dit versterkt waar we voor staan als organisatie vanuit onze visie Duurzaam samen leven.’
De intrede van data, technologie en AI maakt dat je bezoekersstromen en bezettingsgraden beter kunt analyseren”
Is het alle investeringen wel waard?
Terug naar het begin. Als Achmea-medewerkers gemiddeld nog maar twee dagen op kantoor zijn, is het het dan wel waard om alle investeringen in de werkomgeving te doen? Of anders gezegd: hoeveel geld kun je spenderen aan twee dagen?
Lijnkamp vindt het een wezenlijke vraag maar, zo geeft hij aan: de organisatie kijkt er zo niet tegenaan.
‘Achmea wil een werkomgeving die past bij de werkgever die we willen zijn. Zo bekeken ontkom je niet aan dergelijke investeringen. Als je het niet zou doen, ben je mijns inziens onvoldoende in staat om een werkomgeving te bieden die bij ons als werkgever past. Dan is het de vraag of je in de toekomst nog in staat bent om te binden en te boeien.’
Daarbij komt dat de verzekeraar wil investeren in duurzaamheid. ‘We zijn daar volop mee bezig. Denk onder andere aan het plaatsen van zonnepanelen en de ingebruikname van warmtepompen. Ook de werkplekinrichting moet volledig circulair zijn. We doen daarnaast veel aan het versterken van biodiversiteit, onder andere met het planten van bomen in het Achmeabos.’
Gouden tijden voor FM
Al met al moeten het gouden tijden zijn voor facility managers. Van veranderende werkplekken en diensten tot aan duurzaamheid, de facility manager mag zich er tegenaan bemoeien. En dat in nauwe samenwerking met HR en IT.
‘Ja, we bevinden ons meer dan ooit in de kern van het bedrijf’, sluit Lijnkamp af. ‘Vóór de uitbraak van corona was die ontwikkeling naar het meer op strategisch niveau meedenken en meewerken al ingezet. Die ontwikkeling is echt versneld. In dat opzicht vind ik het ook een heel mooie en superinteressante periode. Met minstens zo interessante vragen om te beantwoorden.’
Auteur: Ronald Bruins, journalist bij Scherp Communicatie.
