Een goed voorbereide overlegvergadering blijkt achteraf toch niet zo succesvol. Afspraken tussen OR en bestuurder die niet helemaal uit de verf komen. Of zaken die, zo blijkt later, niet aan de OR zijn voorgelegd. Onderstaand een aantal tips om in dergelijke situaties als OR beter de regie over de betreffende onderwerpen te houden.

1 Bespreking van de algemene gang van zaken

Hierbij moet de bestuurder aangeven welke ontwikkelingen hij de komende periode in de organisatie ziet. Op basis hiervan kunnen OR en bestuurder vaststellen op welk moment de OR bij deze ontwikkelingen betrokken wordt en welke rol de OR hierbij kan en wil vervullen. Vraag vooraf aan de bestuurder zijn gesprekspunten. Bedenk welke rol de OR bij de verschillende thema’s wil vervullen en wat hij hiervoor nodig heeft. Zo kunnen OR en bestuurder tijdens dit overleg concrete afspraken maken.
 

2 Vooronderzoek en vaststellen criteria OR

Vraag door wanneer de bestuurder aankondigt dat hij met nieuwe onderwerpen aan de slag gaat. Stel vast welk doel de bestuurder hiermee voor ogen heeft en op welke termijn het gaat spelen.

Bespreek binnen de OR welke rol de OR hierbij wil vervullen. Verzamel achtergrondinformatie over dit onderwerp en stel vast welke criteria de OR op voorhand al kan stellen aan het nieuwe thema. Geef deze criteria mee aan de bestuurder, zodat hij ze bij de uitwerking van zijn plannen mee kan nemen. Deel mee welke rol de OR voor zichzelf ziet weggelegd en maak hier concrete en opvolgbare afspraken over.
 

3 Voorbereiding overlegvergadering

Besteed voldoende tijd aan het voorbereiden van de overlegvergadering. Stel vooraf vast welke doelen de OR in het overleg wil bereiken, welke toezeggingen hij van de bestuurder wil krijgen en welke vragen hij aan de bestuurder heeft. Bepaal ook welke informatie de OR in het overleg kwijt wil. Welke signalen heeft de OR vanuit de organisatie gekregen en hoe kan de OR deze het beste aan de bestuurder terugkoppelen. Zorg ervoor dat zaken die de OR aanhaalt goed onderbouwd zijn. Benoem ook welke situatie in stand blijft wanneer de bestuurder de situatie niet ter hand neemt.
 

4 Vage toezeggingen

Neem tijdens de overlegvergadering geen genoegen met vage toezeggingen. Zegt een bestuurder iets ‘mee te nemen’, vraag dan wat hij hiermee concreet gaat doen, welke acties hij uit gaat zetten en wanneer de OR hier een terugkoppeling van krijgt. Leg deze afspraak vervolgens vast in het verslag van de overlegvergadering. Ditzelfde geldt voor uitspraken als ‘ik leg het neer bij P&O’, of ‘we moeten hier als organisatie inderdaad eens wat mee gaan doen’.
 

5 Initiatieven van de OR

Soms gebeurt het dat een bestuur der zich wel kan vinden in een voorstel van de OR, maar niet in het moment waarop de OR met het voorstel komt. Bespreek dan met de bestuurder wanneer het wel een goed moment is om het voorstel in de praktijk te brengen. Zorg dat het idee op het afgesproken tijdstip inderdaad weer op de agenda van de overlegvergadering komt.
 

6 Haalbare deadlines

Geeft een bestuurder aan iets voor een bepaalde datum aan te leveren, vraag dan of die datum inderdaad haalbaar is. Geef vervolgens twee weken voor het verstrijken van de deadline een berichtje aan de bestuurder om hem aan de afspraak te herinneren. Zo merkt de bestuurder dat het voor de OR een belangrijke kwestie is waar hij niet zomaar onderuit kan.
 

7 Verschil van mening

Het kan zijn dat de OR een voorstel doet aan de bestuurder, maar dat de bestuurder aangeeft het niet eens te zijn met dit voorstel. Onderzoek dan of de bestuurder zich wel kan vinden in het uiteindelijke doel dat de OR met zijn voorstel wil bereiken. Het kan zijn dat de bestuurder het doel van de OR wel onderschrijft, maar zich niet kan vinden in de wijze waarop de OR dit doel denkt te bereiken. Is dit het geval, brainstorm dan met de bestuurder welke andere opties er zijn om het gezamenlijke doel te realiseren. Maak heldere afspraken over het verloop van het traject.
 

8 Werken met projectgroepen

In sommige organisaties is het gebruikelijk dat men voor iedere nieuwe ontwikkeling een projectgroep in het leven roept. Spreek met de bestuurder een vaste werkwijze voor projectgroepen af. Hoe vindt de samenstelling hiervan plaats, hoe worden dergelijke projectgroepen samengesteld, hoe ziet de opdrachtformulering er uit en wie is eindverantwoordelijke voor het bereiken van de gewenste resultaten. Spreek ook af hoe de OR geïnformeerd blijft over de werkzaamheden van de projectgroepen en welke rol de OR eventueel vervult.
 

9 Ontvang het definitieve besluit van de bestuurder

Na het uitbrengen van het advies of oordeel van de OR op een voorgenomen besluit is de bestuurder verplicht schriftelijk zijn definitieve besluit aan de OR mee te delen. Doet de bestuurder dat niet, dan kent de OR het uiteindelijke besluit van de bestuurder niet. Hierdoor kan de OR niet bepalen of de bestuurder zich aan zijn advies of oordeel houdt en welke vervolgacties eventueel nodig zijn. Deelt een bestuurder zijn definitieve besluit niet mee, spreek hem hier op aan.
 

10 Evaluatie en toetsingscriteria

Spreek bij ieder belangrijk onderwerp af wanneer een evaluatie plaatsvindt en welke toetsingscriteria de OR graag meegenomen ziet. Stel bij complexe trajecten in overleg met de bestuurder vast tijdens welke overlegvergaderingen de bestuurder een tussentijdse stand van zaken geeft over de nieuwe ontwikkeling.
 

11 Actiepuntenlijst

Werk met een actiepuntenlijst van zaken die OR en bestuurder met elkaar afspreken. Deze actiepuntenlijst kunnen OR en bestuurder tijdens iedere overlegvergadering doornemen en actualiseren. Bovendien kunnen het DB en de bestuurder de actiepuntenlijst hanteren bij het agendaoverleg. Dit is een mooi moment om openstaande actiepunten onder de aandacht te brengen.